Бланки для вашей организации – обычные и самокопирующиеся

Если ваша организация достаточно большая, то у нее обязательно есть такая головная боль как делопроизводство. Это внутренние и внешние документы, письма и накладные, бланки опросов и отчетов о доставке и многое другое. И по-хорошему для всего этого нужны бланки, особенно, когда речь идет о документах строгой отчетности или формах, которые требуется заполнять службе доставки. Конечно, можно посылать письма и на обычных листах бумаги, но если у вас есть определенный корпоративный кодекс и стремление стандартизировать рутину, то без бланков не обойтись.

В основном для официальной документации, переписки и делового общения используют бланки, напечатанные на формате А4 (210x297 мм). Реже используются другие форматы, обычно это и А5 (148x210 мм) (для служебных записок) и А3 (297х420 мм) для больших таблиц. Бланки делают для таких документов как ведомость доставки, служебные записки, письма, опросы, накладные, прочие виды документов в зависимости от формы и вида деятельности.

Какие обязательные реквизиты принято помещать на бланке? В первую очередь – логотип компании или бренда, например, в том случае, если вы работаете по франшизе. Также на бланке должны присутствовать название компании и контактная информация – в том числе адреса электронной почты, а в современных реалиях – еще и аккаунты соцсетей. Если бланк разрабатывается с использованием государственной гербовой символики, следует учитывать требования законодательства.

Хорошие бланки должны быть отпечатаны на подходящей под задачу бумаге. Например, бланки писем – на мелованной или офсетной бумаге, а самокопирующиеся опросные листы или накладные на специальной самокопирующейся бумаге. За такие накладные вам скажут большое спасибо ваши сотрудники, которым не придется заполнять по два бланка после каждой доставки. Достаточно заполнить только один, а на второй все скопируется автоматически. Поверьте – это очень удобно!

Для печати бланков традиционно выбирают бумагу плотностью 80 г/м2. Этого вполне достаточно для того, чтобы документ выглядел презентабельно, был удобен, без проблем проходил через любой принтер при печати письма или другого документа на заранее заготовленном бланке. Лучше всего печатать бланки офсетом, так как их требуется много, а офсет в таком случае получается дешевле в пересчете на один документ.